Efektywne zarządzanie zapasami w branży HoReCa jest konieczne, aby ograniczyć do minimum straty związane z nietrwałością i terminem ważności produktów spożywczych. Na czym polega zarządzanie zapasami w gastronomii?
Zarządzanie zapasami w gastronomii
Efektywne zarządzanie zapasami to jeden z fundamentów sukcesu w tej dynamicznej branży. Optymalizacja w zarządzaniu zapasami powinna opierać się na kilku kluczowych kwestiach:
- wybór i współpraca z dostawcami żywności,
- regularne monitorowanie zapasów, zasada FIFO,
- analiza zapotrzebowania,
- krótkie cykle zamówień przy szybko psujących się produktach,
- planowanie i optymalizacja menu,
- prognozowanie popytu,
- szkolenia personelu.
Jasne wytyczne to podstawa skutecznego zarządzania, co przekłada się na zmniejszenie strat i zwiększenie efektywności operacyjnej.
Dostawy żywności – producent mrożonek musi być rzetelny
Produkty spożywcze HoReCa to produkty z długą datą ważności, takie jak przykładowo: ryże, makarony, warzywa i owoce w puszkach, produkty wymagające przechowywania w lodówkach: paczkowane wędliny, pasztety, pieczenie, produkty szybko psujące się i o krótkim terminie przydatności do spożycia jak warzywa, owoce, pieczywo, a także produkty mrożone: mrożonki warzywne czy głęboko mrożone gotowe dania mięsne: burgery, kotlety, nuggetsy, filety drobiowe, skrzydełka z kurczaka oraz ryby.
O ile w przypadku zapasów z długą datą ważności i brakiem wymagań co do przechowywania żywności sprawa jest prosta, o tyle pieczywo, warzywa i produkty mrożone wymagają współpracy z dostawcami, którzy są elastyczni w stosunku do klienta i zapewniają mu regularne, częste dostawy. Dobrze jest zastrzec sobie również w umowie z dostawcą szybką reakcję na zmieniające się zapotrzebowanie w intensywnych okresach. Producent mrożonek z drobiu, wędlin, pieczeni i pasztetów taki jak firma Aves, jest również dystrybutorem swoich produktów na terenie całej Polski, dlatego w przypadku zapotrzebowania na produkty dla gastronomii możliwe jest szybkie nawiązanie współpracy.
Regularne monitorowanie zapasów
W branży gastronomicznej regularne przeglądy stanów magazynowych są kluczowe dla zachowania płynności operacyjnej i minimalizowania strat. Najlepiej przeprowadzać cotygodniowe kontrole, które pozwalają na bieżąco weryfikować poziomy zapasów, co pomaga uniknąć zarówno braków, jak i nadmiaru produktów. Przy monitorowaniu warto korzystać z systemów zarządzania zapasami, które umożliwiają śledzenie dat ważności oraz zużycia poszczególnych składników.
Zasada FIFO (First In, First Out)
Zasada First In, First Out, czyli „pierwsze weszło, pierwsze wyszło”, to fundamentalne podejście do zarządzania zapasami w gastronomii, które pozwala na maksymalne wykorzystanie posiadanych zasobów i minimalizowanie strat. Polega na priorytetowym wykorzystywaniu produktów najstarszych, zakupionych wcześniej, zanim sięgnie się po nowe dostawy. Kluczowym elementem wdrożenia tej zasady jest odpowiednie rozmieszczenie zapasów w magazynie – starsze produkty powinny znajdować się na froncie półek, a nowsze z tyłu, co ułatwia ich sukcesywne zużywanie.
Optymalizacja zamówień i minimalizowanie strat
Aby efektywnie zarządzać zamówieniami w branży gastronomicznej, kluczowe jest przeprowadzanie regularnych analiz zapotrzebowania. W tym celu warto korzystać z danych historycznych, które uwzględniają różnorodne zmienne, takie jak sezonowość czy lokalne wydarzenia.
Ważnym aspektem jest także staranne planowanie menu, w tym menu sezonowego, które opiera się na dostępności świeżych składników. Opracowanie szczegółowych receptur i standaryzacja przepisów umożliwia precyzyjne określenie ilości potrzebnych składników, minimalizując nadwyżki magazynowe i pozwalając na bardziej zrównoważone gospodarowanie zasobami.
Prognozowanie popytu na produkty spożywcze HoReCa
W branży HoReCa (hotele, restauracje, catering) popyt na produkty spożywcze jest dynamiczny i zależy od wielu czynników. Pory roku, dni tygodnia, święta, wakacje czy lokalne wydarzenia, takie jak koncerty czy festiwale, znacząco wpływają na poziom zamówień. Jak już wspominaliśmy, analiza danych z poprzednich okresów umożliwia identyfikację wzorców i lepsze dopasowanie zamówień do przewidywanego ruchu w lokalu.
Prognozowanie popytu to proces, który warto wspierać narzędziami analitycznymi i oprogramowaniem dedykowanym dla gastronomii. Dzięki temu restauratorzy mogą lepiej przygotować się na szczytowe okresy sprzedaży, ograniczyć marnotrawstwo i zoptymalizować koszty, co przekłada się na większą efektywność operacyjną i lepszą obsługę klientów.
Szkolenie personelu
Pracownicy lokalu gastronomicznego, restauracji czy firmy cateringowej powinni przejść kompleksowe szkolenie, które obejmuje nie tylko podstawowe zasady przechowywania produktów, ale także techniki zarządzania zapasami oraz wiedzę na temat prawidłowego obchodzenia się z żywnością. Szkolenia powinny uwzględniać zasady dotyczące kontroli temperatury przechowywanych produktów, metod rotacji zapasów, takich jak FIFO, a także rozpoznawania oznak psucia się żywności.
Dzięki wdrożeniu w życie powyższych metod zarządzania zapasami w gastronomii, firmy z branży HoReCa mogą zminimalizować straty, zredukować koszty oraz zapewnić lepszą obsługę klienta. Efektywne zarządzanie zapasami to jeden z fundamentów sukcesu w tej dynamicznej branży.
